拒绝“糊涂账”,能链企服把企业用油“算得”明明白白

2022-06-23 13:32:37 大京网 

“方向盘在手,加油我做主”、“将在外,君命有所不受”,由于车的实际掌握权在员工手里,是否存在违规操作全靠员工自述。所以很多企业的用油管理都成了一本“糊涂账”。疫情之下,企业经营普遍压力较大,降本增效成为必做功课,“糊涂账”也到了需要“清晰算”的时候。


传统企业用油管理存在“糊涂账”

“私车公用”是目前很多企业普遍存在的现象,一些公司将员工的车辆用作企业生产经营之用,公司给员工支付租金或报销相关费用。但由于车辆使用的随意性,是公用还是私用很难区分,也无从分辨加油行为是否合理,比如是否节假日异地加油等。

江苏一家销售公司的老板孙先生就遇到过类似状况。“之前有一个员工开自己的车跑业务,每次他开车出去都说是去拜访客户,回来就让财务报销油费。但奇怪的是,两个多月他一单生意也没谈成,我们的产品不是什么大件,按他外出的频率正常肯定会出单。”孙先生说,他当时就觉得其中肯定有猫腻,后来偶然发现,这个员工竟然在兼职跑网约车!

孙先生说,这件事对他触动很大。在这之后,他让财务一定要严格审核票据的真实性和加油的合规性。“但财务也不可能趟趟跟车走,也只能凭借经验判断加油数据是否准确。”孙先生表示,他咨询了很多同行,想借鉴他们的管理经验,结果发现也没什么好办法,“全凭员工自觉”。

目前,很多中小企业甚至大型企业,对企业用车的加油报销都无法做到精细管理,大多都是“大差不差就可以了”。然而,随着如今企业对成本管控的趋严,用油报销这种小问题越来越引发公司的重视。

数字化技术,“糊涂账”克星?

有的企业用油卡来管理用车加油,但由于实体油卡的局限性,导致管理依然很难做到透明化。再加上加油过程中可以牟利的灰色空间越来越多,行为越来越隐蔽,用油卡管理力不从心。

企业要想真正避免“糊涂账”,需要在用油管理过程中了解更多信息。比如需要准确查看车辆的行驶里程、油耗、实时路径、保养等信息,做到心中有数。同时还要随时监控用油变化和趋势,杜绝虚开加油发票、违规用车等现象。此外,企业还需要随时掌握车辆状态、人车匹配等情况,对驾驶员行为进行分析,对超速、急加速等不规范驾驶行为进行监控。

显而易见,要实现如此细致全面的管理,离不开数字化技术的助力。能链企服通过数字化手段,让企业用油管理清晰明了,拒绝“糊涂账”。能链企服的方案是,搭建一体化企业能源数字化管理系统,将车辆管理、加油、开票等环节全部纳入数字化系统进行管理,实现企业用车加油管理的全流程线上化。

员工在加油时,只需在能链企服App或小程序中选择加油站,之后选择油号、油枪,加油结束后确认支付即可,员工无需自己垫付油费,个人无需开票,能链企服与企业之间直接进行公对公支付。既消除员工费用报销的烦恼,也避免虚开发票的违规行为,还减少了财务人员对票据有效性和真实性的审核工作。

这样一来,企业就可以轻松避免加油违规难题。员工无论何时、何地、在哪个加油站进行加油,一切信息都会记录到后台系统上,让管理者一目了然。

企业用车加油看似细枝末节,却是最容易被忽视的管理节点,也是企业降本增效的有效发力点。能链企服可以有效规避不合规的用车行为或潜在风险,避免企业用油管理出现“糊涂账”,让企业运行更加高效。

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(责任编辑:董萍萍 )
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